ビジネスメールとビジネスレターは、どちらも仕事で使う大切なコミュニケーションの方法です。でも、使い方や形式、言い方、送る方法にははっきりとしたちがいがあります。このページでは、ビジネスメールとビジネスレターのちがいについて、わかりやすく説明します。
1. ビジネスメールとビジネスレターの主なちがい
| 項目 | ビジネスメール | ビジネスレター |
| 送る方法 | 電子メール（オンライン） | 紙の手紙（郵送や手渡し） |
| 使う場面 | 日常的な連絡、早く伝えたいこと （例：資料の送付、簡単なお願い） |
重要で正式な内容 （例：契約書、正式なおわび、招待） |
| 書き方 | 簡潔で読みやすい、箇条書きOK、電子署名 | いつもていねいでフォーマル |
| 言葉のトーン | 状況に応じてカジュアル～丁寧 社内：カジュアル、社外：ややていねい |
常に丁寧でフォーマル |
| スピード | すぐに送れて返信も早い | 郵送なので数日かかる |
| 記録・正式さ | 一時的なやり取りが多く、あまり正式ではない | 法的な記録や保存にも使える、正式な書類 |
| 添付ファイル | PDFやWordなどのファイルをつけられる | 紙の書類を同封する |
ポイント
- ビジネスメールは「すばやく、簡単に」連絡するためのツールです。
- ビジネスレターは「正式でフォーマル」なときに使い、重要な内容や記録に向いています。
2. ビジネスレターの特徴と基本の構成
ビジネスレター（ビジネス文書）は、ビジネスメールよりも形式（フォーマット）がしっかり決まっています。以下は、一般的な日本語のビジネスレターの書き方です。
ビジネスレターの構成
-
- 日付：右上に書きます（例：2025年6月11日）
- 宛先（あてさき）：左上に相手の会社名・部署・名前（例：株式会社XYZ 営業部 部長 田中太郎様）
- 自分の情報：宛先の下に自分の会社名・部署・名前（例：株式会社ABC 営業部 山田花子）
- 頭語（とうご）：手紙のはじめのあいさつ（例：「拝啓」「前略」）
- あいさつ文：時候のあいさつや感謝の言葉（例：「貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」）
- 本文：
- 目的（何のための手紙か）：例「〇〇契約についてのご案内です」
- 経緯や理由：なぜこの手紙を書くのか
- 自分の行動：例「契約書を同封しました」
- 相手にしてほしいこと：例「〇月〇日までにご確認ください」
- 結びのあいさつ：ていねいな締めの言葉（例：「よろしくお願い申し上げます」）
- 結語（けつご）：最後のしめ（例：「敬具」「草々」）
- 署名：会社名・部署・名前・連絡先（手書きのサインもOK）
- 同封物：いっしょに送る書類のリスト（例：「契約書1部」）
ポイント
- ビジネスレターは見た目のフォーマット（フォントや余白）も大切です。
- 「拝啓」「敬具」など、日本語独特の形式を使います。
3. 使い分けのポイント
| 使う場面 | ビジネスメール | ビジネスレター |
| 日常のやりとり | ✔ | × |
| 急ぎの連絡 | ✔ | × |
| 社内連絡 | ✔ | × |
| 契約・正式なお知らせ | △（PDF添付） | ✔ |
| 初めての会社へのあいさつ | △ | ✔ |
| 法的効力が必要なとき | × | ✔ |
アドバイス
- 緊急ならメール、正式ならレター。
- ビジネスレターの内容をPDFにしてメールに添付することも多いです。
- その場合、メールの本文は短く「添付ファイルをご確認ください」などでOK。
4. まとめ
- ビジネスメールは、はやくて簡潔な連絡に向いています。
- ビジネスレターは、ていねいで正式な印象が必要なときに使います。
- どちらを使うかは、「急ぎかどうか」「どれくらい正式な内容か」「相手との関係性」で決めましょう。
