電話を受けるとき
電話が鳴ったら、落ち着いて受話器を取り、会社名と自分の名前を名乗ります。
例：「ありがとうございます。ABC株式会社のリーです。」
相手が名乗ったら、会社名と名前を確認し、「いつもお世話になっております」と一言添えると丁寧です。
例：「XYZ社のキム様ですね。いつもお世話になっております。」
相手が担当者への取次ぎを希望した場合は、「少々お待ちください」と伝えてから確認します。
在席中なら、「XYZ社のキム様からお電話です」と担当者に伝えます。
不在の場合は、「申し訳ありません。ただ今○○は席をはずしております」と状況を説明し、戻る予定を聞きましょう。
例：「何時ごろお戻りになりますでしょうか？」
伝言を受ける場合は、「ご伝言を承ってもよろしいでしょうか？」と丁寧に確認し、内容を復唱して間違いがないようにします。
電話をかけるとき
まず名乗りましょう。
例：「お世話になっております。ABC株式会社のリーと申します。」
次に、今話してもよいタイミングか確認します。
例：「ただ今お時間よろしいでしょうか？」
そのあとで、要件を簡潔に伝えます。ビジネスでは「5W2H」（いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どうやって・どのくらい）を意識すると、わかりやすく伝えられます。
担当者が不在のときは、伝言をお願いしたり、「あらためてお電話いたします」と伝えるのが一般的です。
電話を終えるとき
電話の最後は、感謝とあいさつを丁寧に伝えます。
例：「ありがとうございました。失礼いたします。」
日本のビジネスマナーでは、基本的に目上の人が先に電話を切るのを待つのが礼儀です。しかし、相手が「お先に失礼します」と言ったり、「どうぞお切りください」と促した場合には、目下の立場でも先に切って問題ありません。状況を見て柔軟に対応しましょう。
電話応対は、日本語の敬語力とマナーが問われる場面ですが、流れを覚えて練習すれば自信がつきます。仕事で信頼を得るためにも、ぜひ繰り返し練習してみてください。
