仕事でメールやチャットを使うと、相手とすぐにやりとりができて便利です。でも、話すときとちがって、気をつけないといけないことがたくさんあります。ここでは、書きことばでコミュニケーションをするときの10の注意点を見ていきましょう。
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トーンのバランスがむずかしい
あいさつや言葉がていねいすぎると、よそよそしく感じることがあります。反対に、カジュアルすぎると、失礼に見えることがあります。ちょうどよいバランスが必要です。
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誤解（ごかい）されることがある
書いた人と読んだ人の考え方や知っていることがちがうと、言いたいことがうまく伝わらないことがあります。ときどき、意味をまちがえて理解されることもあります。
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相手のリアクションがわからない
メールやチャットでは、相手のかおや声のトーンが見えません。そのため、うれしいのか、困っているのかなど、本当の気持ちがわかりにくいです。
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ニュアンスが伝わりにくい
メールなどでは、言葉だけで気持ちを伝えます。ですが、「ちょっとがっかり」「少し心配」など、はっきりしない気持ちは伝えにくいです。
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同じ時間・場所にいない
相手と同じ時間・場所にいないと、すぐに話すことができません。わからないことをすぐに聞いたり、すぐに相談したりするのがむずかしくなります。
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返信がいつ来るかわからない
メールやチャットでは、すぐに返信が来るとはかぎりません。大事なことや急ぎのことでも、時間がかかってしまうことがあります。
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相手が読むのに時間がかかることがある
長すぎるメールや、たくさんの情報があるメールは、読む人の負担になります。大事なことが見えにくくなることもあります。
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情報がもれるリスクがある
メールの送りまちがいや、だれかに見られてしまうことがあります。とくに大事な情報は、気をつけて書くことが大切です。
まとめ
メールやチャットはとても便利ですが、相手にきちんと伝えるためには注意が必要です。上の10のポイントを知っておくと、ビジネスのコミュニケーションがもっとスムーズになります。
